por Ana Paula GyC
El Documento ejecutivo es el resumen del resultado final de un proyecto. Sirve para comunicar, planificar y administrar. Generalmente se trata de un documento de unas treinta cuartillas y se basa en la estructura de un Plan de Negocios (Business Plan [1]) , con algunas adaptaciones. Se redacta en tercera persona y debe estar sustentado por fuentes confiables y números comprobables. No se trata de platicar el proceso sino de presentar resultados. Podemos resumirlo en tres grandes preguntas, quién es la empresa, cuál es la propuesta y cómo se llevará a cabo.
A continuación se propone el contenido de un Documento ejecutivo, para un proyecto de Diseño Industrial [2]:
00. Portada
0. Resumen ejecutivo
1. La empresa: negocio, mercado y competidores
2. Diseño y desarrollo del Plan (PSS)
3. Plan de operaciones y gestión
4. Factores financieros
00. Portada
Es la primera imagen que comunican. Debe contener los datos de la empresa, de la o las personas que realizan el proyecto y su contacto (correo electrónico, teléfono), así como los datos de la institución a la que pertenecen (si es que hay). Es importante señalar la fecha y respetar la imagen original de cualquier logotipo. No se aconseja poner una visualización del producto final ya que, en ocasiones, puede robar de inmediato la atención de quien lo lee y suscitar preguntas o inquietudes sin saber de qué trata el proyecto. Además si la imagen no es de buena calidad el trabajo pierde importancia.
0. Resumen ejecutivo
“Si es corto es bueno. Si es corto y claro, excelente” [3].
El resumen ejecutivo (executive summary) es una reducción del texto original del Documento ejecutivo y se dice que es la primera arma para las ventas. Generalmente consta de una o dos cuartillas y va enseguida del índice, aunque es lo último que se escribe. Debe responder al menos a tres conceptos claves: cuál es tu negocio (o propuesta), cómo se opera y cómo se obtienen ingresos y utilidades. Debe ser atractivo y transmitir confianza y seriedad. Es probablemente lo único que leerá el CEO [4] de la empresa a la que se presente el proyecto.
1. La empresa: negocio, mercado y competidores
Breve descripción de la empresa o institución de servicio; historia, productos, mercado, competidores (mencionar fortalezas y debilidades, con respecto a ellos), organización interna (actores y procesos), factores externos que la afectan y nuevas oportunidades. Para este último punto pueden apoyarse en diferentes temas como: cambios en los comportamientos de las personas, nuevos reglamentos o legislación, cambios en la tecnología, nuevos materiales y/o procesos, la economía nacional y mundial, mercados en expansión, tendencias.
Herramientas sugeridas: Línea del tiempo, Diagrama de productos y servicios, Diagrama de Mercado/Contexto/Usuario, Diagrama de polaridades, Análisis de marca, Matriz de competidores, Modelo Abell, Cadena de Valores (Porter), FODA.
